Política de tratamiento de datos personales

Esta política explica cómo RWha trata los datos personales de quienes visitan este sitio, de los negocios que usan RWha y de las personas que les escriben a esos negocios por WhatsApp. La redactamos siguiendo la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (hoy incorporado en el Decreto Único 1074 de 2015) y las demás normas colombianas de protección de datos.

1. Responsable del tratamiento

Responsable: RWha (en esta política, “RWha” o “nosotros”).
Domicilio: Bogotá D.C., Colombia.
Correo para temas de datos personales: ronalpadilla@rwha.tech
Área que atiende consultas y reclamos: el equipo de RWha, por ese mismo correo.

2. Definiciones

Titular: la persona a quien se refieren los datos.
Dato personal: cualquier información que identifica o puede identificar a una persona natural, como su nombre, su número de celular o lo que escribe en un chat.
Tratamiento: cualquier operación sobre los datos: recogerlos, guardarlos, usarlos, enviarlos o borrarlos.
Responsable: quien decide para qué y cómo se tratan los datos.
Encargado: quien trata los datos por cuenta del responsable y siguiendo sus instrucciones.
Autorización: el consentimiento previo, expreso e informado del titular.

3. Nuestros dos papeles

Somos responsables de los datos de quienes nos escriben desde este sitio, de los negocios que contratan RWha y de las personas de esos negocios que usan el panel.

Somos encargados de los datos de los clientes de cada negocio, es decir, de las personas que le escriben a ese negocio por WhatsApp. En ese caso el responsable es el negocio: él decide qué se hace con esas conversaciones y debe contar con la autorización de sus clientes. Nosotros tratamos esos datos solo para prestarle el servicio y según sus instrucciones. Al contratar RWha, el negocio garantiza que cuenta con esa autorización y con una política de datos propia, y responde ante sus clientes y ante las autoridades si no la tiene. RWha no verifica las autorizaciones que obtiene cada negocio.

Al contratar, el negocio nos instruye y autoriza a tratar esas conversaciones en los flujos automáticos e internos del servicio, lo que incluye recibir, guardar y organizar los mensajes; transcribir notas de voz; leer imágenes y documentos; analizar el texto con modelos de inteligencia artificial para entender lo que pide el cliente, clasificar la conversación, extraer los datos del pedido, calcular cotizaciones y generar respuestas; pasar la conversación al equipo cuando haga falta; registrar el pedido y su seguimiento; y guardar registros técnicos para auditoría, seguridad y soporte. Para eso podemos enviar los datos a los proveedores que hacen funcionar el servicio, como Meta (WhatsApp), los proveedores de modelos de inteligencia artificial y de transcripción, y los de alojamiento y bases de datos.

Si eres cliente de un negocio que usa RWha y quieres consultar o borrar tus datos, lo más rápido es escribirle a ese negocio. También puedes escribirnos y le haremos llegar tu solicitud. Sobre esos datos actuamos solo cuando el negocio lo apruebe o la ley nos lo ordene.

4. Qué datos tratamos

Si nos escribes desde el sitio. El formulario de contacto arma un correo con tu nombre, el nombre de tu negocio, tu correo, tu WhatsApp (si lo das) y el número aproximado de chats que atiendes. Solo recibimos lo que tú decides enviar desde tu correo.

Si navegas por el sitio. No usamos cookies de seguimiento, analítica ni píxeles de publicidad. El proveedor que aloja el sitio puede registrar datos técnicos como la dirección IP, el navegador y la hora de la visita, con fines de seguridad y funcionamiento.

Si tu negocio usa RWha. El nombre del negocio, los datos de contacto y de facturación, y el nombre, correo y rol de cada persona que usa el panel. Las contraseñas no se guardan en texto plano.

Si le escribes por WhatsApp a un negocio que usa RWha. Tu número de WhatsApp, el nombre de tu perfil, los mensajes que envías y recibes (texto, notas de voz, imágenes y documentos), los datos que compartes para comprar, como nombre, ciudad y dirección de entrega, y el estado de tu pedido.

Datos sensibles y de menores. No pedimos datos sensibles, como información de salud, origen étnico o creencias. Si alguien los comparte en un chat, no los usamos para ningún fin distinto a atender esa conversación. RWha no está dirigida a menores de edad. Si llegamos a tratar datos de un menor, lo haremos respetando su interés superior y sus derechos fundamentales.

5. Para qué usamos los datos

Responder tus mensajes y enviarte la cotización que pediste.
Crear y administrar la cuenta del negocio y el acceso de su equipo al panel.
Prestar el servicio: recibir y responder los mensajes de WhatsApp del negocio, mostrar las conversaciones en el panel y acompañar cada venta hasta el pedido.
Procesar cada conversación en los flujos automáticos e internos de RWha: transcribir notas de voz, leer imágenes y documentos, analizar los mensajes con inteligencia artificial, clasificarlos, extraer los datos del pedido, generar respuestas y registrar el pedido.
Dar soporte, resolver incidentes y mantener la seguridad del servicio.
Mejorar la calidad de las respuestas del servicio, con acceso restringido y sin usar las conversaciones para entrenar modelos de inteligencia artificial.
Generar estadísticas anónimas y agregadas sobre el uso del servicio, que no identifican a nadie, para operar, medir y mejorar RWha.
Prevenir fraudes y usos indebidos, hacer cumplir nuestros términos y defender los derechos de RWha ante reclamos o procesos.
Facturar, cobrar y cumplir obligaciones legales, contables y tributarias.
Enviar información comercial, novedades, encuestas y ofertas de RWha a quienes nos contactaron o ya son clientes, por correo, WhatsApp u otros medios que nos hayan dado. Puedes pedir que dejemos de hacerlo en cualquier momento.
Si RWha se reorganiza, se constituye como sociedad, se fusiona o es adquirida, entregar los datos a quien la suceda, que deberá tratarlos según esta política.

No vendemos ni alquilamos datos personales.

6. Tus derechos

Como titular tienes derecho a:

Conocer, actualizar y rectificar tus datos.
Pedir prueba de la autorización que nos diste, salvo cuando la ley no la exige.
Saber, si lo pides, qué uso le hemos dado a tus datos.
Revocar la autorización o pedir que borremos tus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
Acceder gratis a tus datos al menos una vez cada mes calendario y cada vez que cambie de forma sustancial esta política. Para consultas más frecuentes podemos cobrar solo los costos de envío, reproducción o certificación, como lo permite la ley.
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), después de haber hecho la consulta o el reclamo con nosotros.

7. Cómo ejercer tus derechos

Este correo es el único canal para ejercer tus derechos. Escríbenos a ronalpadilla@rwha.tech con tu nombre, el dato o la solicitud concreta, un medio para responderte y, si actúas en nombre de otra persona, el documento que lo acredite.

Antes de responder verificaremos tu identidad, para proteger tus datos. Si no podemos verificarla, te pediremos más información y el plazo empezará a contar cuando la recibamos.

Consultas. Te respondemos en máximo 10 días hábiles desde que recibimos la solicitud. Si no alcanzamos, te avisamos el motivo y te respondemos en máximo 5 días hábiles más.

Reclamos (corregir, actualizar, borrar o reportar un incumplimiento):

Si al reclamo le falta información, te lo diremos dentro de los 5 días hábiles siguientes. Si pasan 2 meses sin que la envíes, entenderemos que desististe.
En máximo 2 días hábiles marcaremos el dato con la leyenda “reclamo en trámite”.
Te respondemos en máximo 15 días hábiles. Si no alcanzamos, te avisamos el motivo y te respondemos en máximo 8 días hábiles más.

8. Autorización

Al enviarnos el formulario de contacto, al escribirnos por cualquier medio, al contratar RWha o al usar el panel, nos autorizas de forma previa, expresa e informada a tratar tus datos para las finalidades de esta política, incluido el envío de información comercial y la transmisión de tus datos a los proveedores de la sección 9, dentro o fuera de Colombia. Conservaremos prueba de esa autorización. En el caso de las conversaciones de WhatsApp, es el negocio quien obtiene la autorización de sus clientes. La ley permite tratar datos sin autorización en algunos casos, como una orden judicial o una urgencia médica.

9. Con quién compartimos los datos

Para prestar el servicio usamos proveedores que tratan datos por cuenta nuestra y bajo condiciones de confidencialidad y seguridad. Hoy son, entre otros:

Appwrite: infraestructura en la nube para la base de datos, el almacenamiento de archivos, la autenticación y el alojamiento del sitio.
Meta Platforms (WhatsApp Business Platform): envío y recepción de los mensajes de WhatsApp.
Proveedores de modelos de inteligencia artificial, como Anthropic (Claude) y, según la configuración del negocio, OpenAI, para entender los mensajes y redactar las respuestas.
Servicios de transcripción de voz, como Microsoft Azure u OpenAI, para convertir las notas de voz en texto.

Los negocios clientes autorizan a RWha, al contratar, a usar estos proveedores como subencargados para tratar los datos de sus clientes finales. Algunos de estos proveedores tienen servidores fuera de Colombia, por ejemplo en Estados Unidos o en la Unión Europea. Cuando los datos viajan a otro país lo hacemos como una transmisión: el proveedor actúa como encargado, solo puede usarlos para prestarnos el servicio y debe protegerlos con medidas equivalentes a las de la ley colombiana.

Podemos cambiar o sumar proveedores con el mismo fin y bajo las mismas condiciones. También podremos entregar datos a una autoridad que los pida en ejercicio de sus funciones legales, a nuestros asesores legales y contables bajo reserva, y a quien suceda a RWha en los casos descritos en la sección 5.

10. Cómo protegemos los datos

Toda la información viaja cifrada (HTTPS).
El acceso al panel exige usuario y contraseña, y cada persona ve solo lo que su rol permite.
El navegador nunca se conecta directamente con WhatsApp. Los números de los clientes y las credenciales se manejan solo en el servidor.
Las llaves y credenciales de los servicios se guardan fuera del código.
Damos acceso a los datos solo a quien lo necesita para prestar el servicio.

Ningún sistema es infalible, así que no podemos garantizar una seguridad absoluta. Si ocurre un incidente que afecte tus datos, lo informaremos a la SIC y, cuando corresponda, a los afectados, como lo exige la ley.

11. Cuánto tiempo guardamos los datos

Contactos desde el sitio: hasta 36 meses después del último contacto, si no se convierte en una relación comercial.
Datos de los negocios clientes y de su equipo: mientras dure la relación y, después, el tiempo que exijan las normas contables, tributarias y comerciales, que hoy es de hasta 10 años para los libros y soportes de comercio.
Registros de actividad del panel (accesos y acciones de cada usuario): el tiempo necesario para la seguridad del servicio y para atender reclamos.
Datos anónimos y agregados: como no identifican a nadie, no son datos personales y podemos conservarlos sin límite.
Conversaciones de WhatsApp: el tiempo que defina el negocio. Al terminar el contrato, el negocio tiene 30 días para pedir una copia y luego las borramos, salvo que la ley nos obligue a conservar algo.
Copias de respaldo: los datos borrados pueden permanecer hasta 90 días en copias de seguridad cifradas, que se sobrescriben de forma automática.
Registros necesarios para defender a RWha ante un reclamo o proceso: mientras dure ese reclamo o proceso y el plazo para iniciarlo.

12. Eliminación de datos

Puedes pedir que borremos tus datos en cualquier momento. El paso a paso está en la página de eliminación de datos.

13. Cambios a esta política

Podemos actualizar esta política. Los cambios rigen desde que se publican en esta página. Si cambiamos algo importante, como las finalidades del tratamiento, lo publicaremos aquí y, si eres cliente, te avisaremos por correo antes de que entre en vigor; si el cambio requiere una nueva autorización, te la pediremos. La fecha de la última actualización siempre aparece al inicio.

14. Vigencia

Esta política rige desde el 10 de octubre de 2026. Las bases de datos estarán vigentes mientras se mantengan las finalidades descritas, o mientras la ley exija conservar la información.